Outlook 规则可根据自定义条件自动对收发邮件执行操作。
您可以根据消息快速创建规则，也可以使用模板和空白规则来处理更复杂的场景。
Outlook 允许您根据需要编辑、重新排序、手动运行、启用或禁用规则。
无论是经典版本还是新版 Outlook， Windows Outlook.com 的规则逻辑类似，只是界面和功能上略有不同。
如果您每天都使用 Outlook，您的收件箱肯定会迅速被塞满。内部邮件、新闻简报、自动提醒和重要邮件层出不穷，很容易让一些关键信息淹没其中。这时，Outlook 规则就派上用场了：它是一个自动化系统，正确配置后，可以每天为您节省时间，并帮助您掌控一切。
这些规则允许 Outlook 根据您定义的条件自动做出决策：移动、排序、转发、标记电子邮件，甚至自动回复。本文将通过逐步讲解和实际示例，向您展示如何使用和不使用模板创建 Outlook 规则，以及如何在 Outlook 桌面版、Windows 版 Outlook 和 Outlook.com 中修改、排序、临时禁用和使用这些规则。
Outlook中的规则是什么？它们有什么用途？
Outlook 规则是自动指令，用于告诉程序在收到或发送的电子邮件符合特定条件时应该如何处理。这就像将“如果发生这种情况就执行此操作”的方法应用于您的邮件：如果电子邮件来自特定联系人，则将其移动到特定文件夹；如果包含特定词语，则将其标记为重要邮件；如果在特定时间范围内收到，则发送自动回复，等等。
有了这个系统，您可以自动完成许多日常重复性工作：归档来自特定客户的消息、区分自动通知、清理促销活动、将副本发送给同事、根据发件人生成不同的声音警报……等等。
此外，Outlook 允许您为接收和发送的电子邮件创建规则，并且在许多情况下，您还可以将这些规则追溯应用于文件夹中已有的邮件，而不仅仅是应用于新到达的邮件。
另一个关键优势是规则可以随时激活、停用、编辑或删除。您不必拘泥于最初设置的内容：如果您的需求发生变化，您可以调整规则或将其删除，就这么简单。
最后需要注意的是，并非所有版本的 Outlook 的工作方式都相同。Windows版 Outlook、经典桌面版和 Outlook.com 的基本规则相同，但访问方式和某些选项略有不同。
如何在 Outlook for Windows 中从邮件创建快速规则
当您查看电子邮件时，如果看到一封您希望每次都以相同方式处理的邮件，您可以直接从该邮件创建规则。这是无需浏览高级菜单即可快速开始自动化操作的方法。
在经典版 Windows Outlook 中，操作流程与新版 Outlook 非常相似。基本思路始终是从一封真实邮件开始，并据此生成一条基本规则，之后可以根据需要对其进行扩展。
从邮件创建规则（经典版 Outlook）
要在经典桌面版中根据特定电子邮件即时生成邮件列表，您可以执行以下操作：
右键单击消息 选择要用作参考的规则，然后在上下文菜单中选择“规则”>“创建规则”选项。
在打开的窗口中，选择 Outlook 提供的简单条件，例如“主题包含”或“发件人”。 发件人“。 这些框定义了哪些电子邮件将触发该规则。.
选择您希望 Outlook 如何处理符合这些条件的邮件。例如，标记邮件，或选择“将项目移动到文件夹”，然后选择或创建目标文件夹。
完成后，按“接受”。 Outlook 会保存该规则，并从那时起自动应用该规则。.
如果您希望该规则也适用于当前文件夹中的现有邮件，请选中“立即对当前文件夹中已有的邮件运行此新规则”复选框，然后再次单击“确定”进行确认。
例如，这样一来，您可以确保主题行中包含特定词语的所有邮件都进入特定文件夹，而无需手动一遍又一遍地拖动它们。
在 Outlook for Windows 中从模板创建规则
除了快速规则之外，Outlook 还包含一个向导，其中提供了针对最常见情况的预制模板。这些模板为您提供了一个基础，您可以根据需要进行自定义，如果您不想从头开始，这将非常理想。
这些模板按类别分组，例如“保持井然有序”或“保持更新”。每个模板都提出了一个典型场景：移动某人的消息、标记要跟进的电子邮件、播放声音等等。
如何访问规则和模板向导
要在经典版 Outlook for Windows 中打开规则向导并使用模板，您可以按照以下一般步骤操作：
在 Outlook 顶部，转到“文件”选项卡，然后选择“管理规则和通知”。
在出现的对话框的“电子邮件规则”选项卡中，单击“新建规则…”。 Outlook规则向导将打开。.
在向导中，您会看到一个预配置模板区域和一个从空白规则开始的区域，这些模板既适用于您接收的消息，也适用于您发送的消息。
创建不使用模板的规则：用于传入消息的空白规则
如果您想要完全掌控，可以从创建一个空白的收件邮件规则开始。这样您就可以根据需要组合条件、操作和例外情况。
没有模板的收件箱规则的典型工作流程如下：
1. 选择基本规则类型：在“从空白规则开始”部分，选择“将规则应用于您收到的消息”，然后单击“下一步”。
2. 定义条件：Outlook 会显示一个非常全面的条件列表。您可以使用以下条件：
由特定个人或公共团体发送的消息.
邮件主题中包含特定词语的邮件。
仅发送给您的电子邮件。
在“收件人”或“抄送”字段中显示您姓名的邮件。
具有特定优先级的消息。
标有一定保密级别的电子邮件。
已分配特定操作的消息。
收件人栏中未包含您的姓名的邮件。
发送给特定公共群组的电子邮件。
邮件正文、主题和正文、邮件头、收件人地址或发件人地址中包含某些特定词语的邮件。
已分配到特定类别的消息。
如何利用手机麦克风检测汽车轴承故障您可以选择一个或多个条件。选择的条件越多，规则就越精细。然后点击“下一步”。
3. 调整条件详情：在向导底部，您会看到规则描述，其中部分文本以蓝色下划线标出。点击这些文本，您可以选择例如特定人员或群组、关键字或类别。您可以在此处最终确定哪些电子邮件会触发此规则。
4. 决定要执行的操作：下一步，Outlook 会显示对符合条件的邮件可执行的操作。这些选项包括：
将邮件移动到指定文件夹.
将邮件归入特定类别。
删除该消息或将其永久删除。
将邮件副本移动到另一个文件夹。
将消息转发给个人或公共群组。
将邮件作为附件转发给其他人或邮件列表。
将邮件转发给其他收件人。
回复具体信息 从服务器。
请使用指定模板回复。
将此消息标记为待跟进。
移除信息识别标记。
移除分配给该邮件的类别。
更改消息优先级。
自动打印消息。
当收到特定类型的电子邮件时，播放特定的声音。
将消息标记为已读。
表明此规则之后不再适用其他规则。
就像设置条件一样，您可以组合多个操作。例如，同时进行移动、分类和标记为待跟进操作。选择所需操作后，点击“下一步”。
5. 编辑操作参数：您会再次看到带有下划线的描述。在这里，您可以指定目标文件夹、声音文件、回复邮件、要使用的模板等。此步骤最终确定 Outlook 将如何处理每条匹配的邮件。
6. 设置例外：接下来，您可以指定一些即使满足条件，您也不希望该规则生效的情况。例外情况使用的选项与初始条件几乎相同，因此您可以排除例如来自特定经理的消息、主题行中包含特定词语的电子邮件或带有附件的消息。
7. 配置最终细节：在向导的最后一个屏幕上，为规则命名，选择是否将其应用于收件箱中已有的邮件，并确保选中“激活”复选框。单击“完成”后，规则即创建完成并可供使用。
无需模板即可编写外发消息规则
规则不仅适用于接收邮件。您还可以自动执行已发送邮件的操作，例如，如果您想自动将邮件副本存档到特定文件夹或控制发送给特定收件人，这将非常有用。
空白外发邮件规则的一般方案如下：
在“从空白规则开始”下选择“将规则应用于您发送的消息”，然后单击“下一步”。
选择适用于您发送的电子邮件的条件。部分选项包括：
邮件主题包含某些特定词语。.
消息是从特定帐户发送的（如果您在同一个人资料下有多个帐户）。
该邮件已被设定了特定的优先级。
信息是发送给特定个人或群体的。
文本或主题和文本包含某些关键词。
收件人地址包含某些特定词语。
该消息与特定类别相关联。
邮件中包含一个附件。
消息大小超过或低于特定千字节数。
该电子邮件采用特定格式。
该消息具有特定的文档或表单属性。
这是一份会议邀请或最新动态。
该消息来自特定的 RSS 源或任何 RSS 源。
该电子邮件对应于特定类型的表单。
选择好条件后，点击带下划线的文本进行编辑，然后继续，定义操作（例如，将副本移动到文件夹或应用类别），如果需要，还可以添加例外情况。最后，为规则命名，决定是否启用它，然后点击“完成”按钮完成向导。
使用预定义模板在 Outlook 中创建规则
Outlook 内置了多个针对常见日常场景设计的模板。这些模板可以节省您的时间，因为您只需填写空白处，而无需从头开始创建规则。一些最常用的模板包括：
将某人的消息移动到文件夹收件箱规则：此规则会自动将来自特定发件人的所有电子邮件发送到特定文件夹。为了方便选择，该联系人必须已添加到您的通讯录中。
将主题行中包含特定词语的邮件移动到指定文件夹。：非常适合对项目、订单、系统通知或任何可以用关键词识别的主题进行分组。
将发送到公共群组的消息移动到文件夹如果您是公共邮件列表或群组的成员，并且不希望这些邮件堆积在您的主收件箱中，那么这将是理想之选。
标记来自特定人员或群组的消息以便跟进来自该联系人的所有消息都将自动标记为显示在您的待办事项列表中。
整理 RSS 源中的内容如果您使用 Outlook 关注 RSS 源，您可以自动将源中的项目分组到特定文件夹中。
在“新项目提醒”窗口中显示来自特定人员的消息当收到该联系人的电子邮件时，屏幕上将显示带有个性化文本的醒目通知。
收到特定联系人的消息时播放声音。您可以将不同的声音文件（例如，来自 Windows Media 库或您自己的音频文件）分配给重要联系人。
当您收到来自特定联系人的消息时，向您的移动设备发送通知。旨在确保您在办公室外不会错过任何重要信息，方法是将电子邮件转发或通知到您的手机。
如何更改任何版本的 Office 语言：完整的分步指南使用模板的模式几乎总是相同的：在向导中选择所需的模板，自定义描述（发件人、文件夹、文本、声音……），根据需要添加额外的条件或例外，最后，给规则起一个易于识别的名称，然后点击“完成”完成配置。
Outlook 中规则的使用思路和实用示例
规则的可能性非常巨大，但通常只有看到实际案例，你才会意识到哪些操作可以自动化。关键在于思考你每天处理邮件时重复执行的任务，并将它们转化为“如果发生这种情况，就执行此操作”的场景。
示例 1：自动对来自发送者的消息进行分类
想象一下，您收到来自同一位重要客户或供应商的数十封电子邮件。与其将所有邮件拖到文件夹中，不如创建一个名为“来自 AAA 公司的电子邮件”的文件夹，并根据“将邮件从某人移动到文件夹”模板创建一条规则。
在模板中，您可以选择公司邮箱地址作为发件人，例如[email protected]，并将“AAA 公司邮件”作为目标文件夹。之后，所有来自该地址的邮件都会自动移动到该文件夹，从而让您的主收件箱更加整洁。
要调整这类规则，点击描述中的蓝色链接（例如“人员或邮件列表”、“指定文件夹”等）并查看可用选项会很有帮助。这将帮助您熟悉可以组合的各种条件和操作。
示例 2：带自动响应的休假规则
另一种非常常见的情况是休假或长期缺勤。假设您整个八月份都不在办公室。在此期间不回复可能会给人留下不好的印象，并导致不必要的等待，因此您可以设置一条规则来一次性处理多项任务。
总体思路是：
条件：在特定日期之间收到的所有电子邮件（例如，7 月 31 日之后和 9 月 1 日之前）。
联合行动：
并附上一条消息，解释说您正在度假。谁将接替你（例如，你的同事 Alberto），如何联系他，以及你何时返回。
把所有这些信息转发到阿尔贝托的账户这样我就可以在你不在的时候处理你的请求。
把所有这些邮件移到一个名为“休假中”的文件夹里。这样，当你回来时，你可以将整个时期的数据集中在一起，以便在需要时进行查看。
在这种情况下，该规则允许您在不在时也能维持客户服务、清晰沟通并自动归档所有文件，无需您亲自操作。务必在实施该规则前进行测试，以确保日期和操作正确无误。
管理规则：编辑、删除、运行和重新排序
随着时间的推移，积累多个不同的规则是很正常的。Outlook允许您通过“规则和通知”框（在经典版本中）或设置菜单（在新版 Outlook 和 Outlook.com 中）来管理这些规则。
在 Outlook 经典版中编辑现有规则
如果某条规则不再按预期运行，或者您需要更改其中的某些部分，您可以直接修改它，而无需重新创建。您还可以更正Outlook标记为错误的规则。
基本步骤是：
转到“文件”>“管理规则和警报”。
如果 Outlook 提示某个规则存在错误，请点击“确定”查看。
勾选红色规则旁边的方框，或者勾选您想要修改的规则旁边的方框。
点击“规则描述”部分中的链接来编辑条件、操作或例外情况，然后点击“确定”保存。
如果您只想更改规则的名称、行为或位置而不破坏规则本身，操作流程类似，但需要使用“更改规则”选项：
在“文件”>“管理规则和警报”中，选择相关规则。
勾选你名字旁边的方框。
选择“更改规则”以及要进行的更改类型，然后按照 Outlook 指示的步骤操作。
在同一个对话框中，您还可以通过选择规则并使用“删除”按钮来删除不再需要的规则，然后使用“应用”确认更改。
经典版本中手动运行规则
虽然默认情况下规则应用于邮件创建后接收或发送的邮件，但 Outlook 允许您手动将一条或多条规则应用于现有文件夹。如果您刚刚定义了一条复杂的规则，并希望它也影响较早的邮件，这将特别有用。
要做到这一点：
打开“文件”>“管理规则和警报”，然后在“电子邮件规则”选项卡上，选择“立即运行规则”。
在“立即运行规则”框中，选中要运行的规则对应的复选框。
在“在文件夹中运行”中，您可以点击“浏览”，选择文件夹，然后点击“确定”来选择其他文件夹。您还可以选择包含子文件夹。
在“将规则应用于”列表中，选择规则是应用于所有邮件、仅应用于已读邮件还是仅应用于未读邮件。
点击“立即运行”，让 Outlook 根据所选规则处理邮件。
这样，您就可以一次性整理大量邮件，而无需手动操作。
自定义操作和插件
除了标准操作外，经典版 Outlook 还支持第三方开发的“自定义操作”。这些操作通常以动态链接库 (.dll) 的形式分发，您必须将其安装到计算机上。微软不提供此类加载项，但您可以找到其他供应商开发的特定解决方案。
如何在 Windows 11 中更改 GeoID 和区域设置安装完成后，这些加载项会作为附加选项出现在“规则向导”中。它们可以进一步扩展 Outlook 的自动功能，但始终建议确保它们来自可靠的来源。
新版 Outlook for Windows 中的规则
新版 Outlook for Windows 延续了基于规则的设计理念，但界面略有变化。收件箱规则几乎都是在邮件设置中创建、编辑和管理的，当然也可以从特定邮件开始设置。
在新的 Outlook for Windows 中创建快速规则
要将某个或一组发件人的所有邮件移动到特定文件夹，您可以按以下步骤操作，无需太多麻烦：
在任意文件夹中右键单击邮件，并将指针悬停在“规则”上。
选择“创建规则”打开快速规则框。
选择要将来自该或这些发件人的所有电子邮件移动到的目标文件夹。
用“确定”确认。 从那时起，该规则将适用于所有符合该条件的来信。.
如果您需要比简单移动邮件更高级的功能，可以在同一窗口中点击“更多选项”。这将打开完整的规则配置界面，您可以在其中添加各种条件、操作和例外情况。
新版 Outlook 中规则的基本要素
新版 Outlook 中的每条规则至少需要三个组成部分：描述性名称、一个或多个条件以及至少一个操作。您还可以选择添加例外情况。
在编辑器中，您会看到“添加条件”、“添加操作”和“添加例外”等按钮。您可以组合使用这些按钮来设计强大的规则；例如，如果电子邮件来自 X 且主题行包含 Y，则将其移动到文件夹 Z 并将其标记为重要邮件，除非它包含附件。
另一个重要的选项是“停止处理更多规则”复选框。选中此复选框后，Outlook 将不再应用任何满足当前规则的后续规则。这有助于防止多个自动化进程相互冲突。
在新版 Outlook 中编辑、删除、排序和运行规则
在新的 Windows 版 Outlook 中，全局规则管理是在设置中完成的：
至 编辑规则点击顶部的“设置”图标，转到“邮件”>“规则”，找到要更改的规则并进行编辑。完成后，点击“保存”按钮保存更改。
至 删除规则在“邮件”>“规则”列表中，选择要删除的规则，然后使用删除选项。
至 更改申请顺序在“邮件”>“规则”中，选择一条规则，然后使用上下箭头将其在列表中上下移动。Outlook 将按此顺序将规则应用于收到的邮件。
至 对现有消息执行规则另外，还可以转到“设置”>“邮件”>“规则”，并使用可用的选项对文件夹中已有的邮件运行规则（如果您的版本界面允许的话）。
至 临时启用或禁用规则在规则列表中，每条规则旁边都有一个开关。您可以取消勾选该开关来暂停规则（无需删除），并随时重新激活它。
这种方法允许您拥有一组“备用”的永久规则，只需在需要时激活它们，而不会丢失配置。
Outlook.com（网页版）中的规则
在 Outlook.com 中，规则的使用逻辑与桌面客户端非常相似，但存在一些限制。所有设置均在网页版邮件设置面板中进行管理。
要在 Outlook.com 中访问收件箱规则，您必须：
点击页面顶部的“设置”图标。
进入邮件部分，然后选择“规则”或“邮件规则”（具体取决于您的界面显示的内容）。
您可以在这里创建新规则、编辑规则、删除规则、重新排列规则，甚至像在新的 Outlook for Windows 中一样，通过一个简单的开关激活或停用任何规则。
与桌面客户端的主要区别在于，Outlook.com 测试版无法将收件箱规则应用于现有邮件；规则仅适用于创建规则后收到的邮件。要清理或移动旧邮件，平台建议使用“文件”、“转到”或“清理”等工具。
在 Outlook.com 中，通常也会配置规则将邮件转发或重定向到其他帐户。区分转发和重定向非常重要：
Si 前进该消息会以您收到并转发的电子邮件的形式显示；当收件人回复时，回复内容将发送到您的邮箱。
Si 重定向原始发件人信息仍保留在“发件人”栏中。回复邮件将发送给原始发件人，而不是发送给您。
最后，就像新版 Outlook 一样，Web 界面允许您使用切换按钮暂时禁用规则，而无需永久删除它们。
鉴于以上所有选项，很容易理解为什么规则是 Outlook 最强大的生产力功能之一：它们可以自动完成许多日常电子邮件工作，突出显示重要邮件，并让您随时根据自己的工作方式调整收件箱的行为，例如按发件人对电子邮件进行分类、准备休假回复或在不失去控制的情况下将您的收件箱与其他团队成员的收件箱协调起来。
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